IL MONITORAGGIO DEGLI INCASSI

Il servizio, consente all’azienda di far gestire in outsourcing l’attività amministrativa di controllo della regolarità degli incassi. E’ un’attività strategica per l’azienda spesso delegata a personale con altri compiti all’interno della struttura aziendale. Il servizio permette di affidare, previo mandato,  la consultazione dei rapporti bancari circa l’esito degli incassi ad una struttura specializzata come ARIES. L’obiettivo è monitorare con competenza la regolarità degli incassi anche ai fini di un’eventuale successiva operazione di recupero. Pur essendo un’attività quasi più amministrativa che di recupero legale dei crediti, il Servizio di monitoraggio costituisce un importante completamento di tale funzione. Mediamente dalla data del mancato pagamento, infatti, decorre quasi un mese prima che si concretizzi una reazione da parte dell’impresa creditrice. In questo caso, invece, il collegamento tra la struttura di monitoraggio e la struttura delegata al recupero consente che questo possa iniziare nell’immediatezza dell’insoluto.

ARIES ha ideato due formule in modo che l’imprenditore possa individuare la soluzione più adatta elle proprie esigenze: il monitoraggio “full service”: è la soluzione dedicata alle imprese che hanno l’esigenza prioritaria  di sollevare il proprio ufficio amministrativo da un’attività onerosain quanto relativa ad un alto numero di controparti (magari anche per ordini di contenute dimensioni) e quindi, conseguentemente, di pagamenti da tenere monitorati. Rilasciata una delega a interpellare la banca di appoggio, il cliente trasmette ad ARIES entro il 15 del mese precedente l’elenco delle scadenze degli incassi per il mese successivo corredato dalle indicazioni:

  • Ragione sociale del debitore
  • data di pagamento
  • importo
  • banca e conto di accredito
  • commessa o lettera di incarico e fattura corrispondente

Il cliente invia altresì in formato elettronico la documentazione fiscale del credito in modo da consentire un controllo preventivo circa:

  • l’individuazione degli interlocutori
  • la verifica della conformità dell’ordine di fornitura e dei documenti commerciali
  • la verifica della completezza dei documenti fiscali
  • la verifica della correttezza dei termini di pagamento

Il giorno successivo alla scadenza ARIES provvede ad una verifica contabile con la banca circa il buon esito del pagamento effettuando così un’attività di

  • verifica contabile dell’avvenuto pagamento
  • monitoraggio costante degli impegni assunti dai debitori

Nel momento in cui si manifestasse un insoluto ARIES

  1. interviene presso i debitori entro 48 ore dal mancato incasso
  2. informa tempestivamente il cliente sull’esito.

il monitoraggio “light service”: è la soluzione destinata invece alle imprese che hanno l’esigenza di accelerare l’incasso dei creditiche, pur non essendosi ancora trasformati in incagli, abbiano subito un significativo ritardo (intendendosi come tale quello sino a 60 gg dalla data di pagamento). Rispetto all’altra formula:

  • non si tratta di monitorare pagamenti ancora da scadere ma da intervenire su pagamenti già scaduti ma non ancora effettuati anche se non considerati ancora incagli
  • le posizioni da controllare vengono comunicate dal cliente senza che segua la fase di  interrogazione presso le banche d’appoggio. La comunicazione può avvenire per gruppi di posizioni o anche solo per una posizione singola e non è condizionata da uno specifica scadenza (può avvenire in qualsiasi giorno del mese)
  • ARIES dunque provvede direttamente, entro 48 ore dalla segnalazione, alla presa di contatto con il debitore per l’espletamento della successiva attività
  • la verifica della conformità dell’ordine di fornitura e dei documenti commerciali avviene a posteriori anziché prima del mancato pagamento

Modalità di erogazione del servizio L’intervento presso i debitori non avviene in modalità esattiva, dal momento che non si è necessariamente in presenza di un rapporto commercialmente concluso. Il contatto avviene con le modalità di “Ufficio assistenza clienti” e l’approccio è formalmente finalizzato ad aiutare il debitore a trovare una soluzione veloce e concreta al mancato pagamento, prima che la posizione si trasformi in incaglio La rapidità del contatto è finalizzata a procurare una soluzione prima che psicologicamente il debitore si adatti a considerare normale l’insoluto accettando psicologicamente l’idea di non procedere al saldo. La conversazione con il debitore è funzionale a raccogliere informazioni sull’eventuale sussistenza di problematiche economiche in capo allo stesso in modo da poter informare tempestivamente il cliente valutandone insieme la gravità e l’eventuale opportunità di una reazione immediata. AIRES quindi:

  • acquisisce informazioni dal debitore
  • individua altri soggetti/beni aggredibili e cerca di determinare una eventuale disponibilità finanziaria
  • verifica la validità della documentazione di pagamento
  • controlla gli incassi non sufficientemente documentati
  • ove possibile propone situazioni al debitore che agevolino la risoluzione della momentanea carenza di liquidità
  • procede a concordare piani di rientro monitorandone la regolarità
  • predispone la documentazione per l’eventuale passaggio alla fase di recupero del credito

Il servizio viene offerto attraverso le strutture di call-center di ARIES e il costo, differenziato tra le soluzioni “full service” e “light service” è calcolato sulla base di una serie di parametri tra i quali il volume d’affari dell’azienda, il numero delle fatture emesse e la quantità dei pagamenti mensili.   VANTAGGI:

  • professionalità della gestione:
  • riduzione dei costi
  • tempestività di intervento in caso di necessità di una successiva attività di recupero
    • valore aggiunto rappresentato dalla percezione da parte dei clienti di un servizio assistenza clienti
  • gestione degli eventuali piani di rientro dei debitori